إحدى الطرق الأكثر فعالية للتواصل مع مجموعة من العملاء والزملاء وما إلى ذلك هي إرسال بريد إلكتروني جماعي 📨.
تساعدك خدمة إدارة البريد الإلكتروني في Outlook على إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية. تكمن المشكلة في هذه الطريقة في احتمالية إرسال رسائل غير مرغوب فيها دون رؤيتها. يمكنك تجنب هذه المشكلة باتباع بعض النصائح. لهذا الغرض، سنقدم في هذه المقالة من Nooh Freestyle شرحًا تعليميًا حول كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية في Outlook دون التعرض للرسائل غير المرغوب فيها.
كيفية إرسال بريد إلكتروني جماعي في Outlook
How to Send a Group Email in Outlook
باختصار، لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية مجانية عبر Outlook ، عليك أولاً إنشاء مجموعة وإضافة أعضائها إليها. ثم، في قسم New Email، في حقل To، أدخل اسم المجموعة التي أنشأتها. اكتب نص الرسالة وأرسلها. بهذه الطريقة، سيستلم الأعضاء رسالتك. توفر لك خدمة Outlook إمكانيات إدارة رسائل البريد الإلكتروني، وإنشاء التوقيعات ، وغيرها. هذا يساعدك في إدارة الاتصالات والتسويق. سنقدم المزيد من التفاصيل لاحقًا.
1- إنشاء مجموعة في Outlook
لإنشاء مجموعة في Outlook ، يمكنك القيام بذلك عبر Windows أو Mac أو الويب.
1-1- إنشاء مجموعة في نسخة الويب
بعد تسجيل الدخول إلى موقع Outlook ، انتقل إلى قسم People في علامة التبويب Home وحدد Go to group.
المزيد من المحتوى: ما هو عنوان استرداد البريد الإلكتروني ولماذا نحتاجه؟
حدد New group.
اكتب اسم مجموعة جهات الاتصال التي ترغب في إنشائها. يمكنك كتابة محتوى المجموعة في حقل Description، ثم النقر على Create.
بعد ذلك، أضف عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين، ثم انقر على Add. بعد إنشاء المجموعة، يمكنك استخدامها لإرسال رسائل جماعية دون الحاجة إلى البريد العشوائي، وهو ما سنشرحه في الأقسام التالية.
2.1- إنشاء مجموعة في ويندوز
في مربع بحث ويندوز، اكتب Outlook وانقر على النتيجة. ثم سجّل الدخول بحسابك.
انقر على أيقونة People أسفل الشاشة. افتح قسم New contact واختر Contact group.
في قسم Name، حدد اسمًا للمجموعة. ثم انقر على Add members واختر أحد الخيارات لإضافة الأعضاء.
- From Address Book هو خيار لتحديد عنوان من دفتر عناوين Outlook الخاص بك.
- خيار From Outlook Contacts مخصص لتحديد مجموعة من جهات الاتصال الخارجية التي قمت بحفظها في مجلد جهات اتصال Microsoft Outlook.
- تتيح لك New E-mail Contact إنشاء جهة اتصال جديدة لإضافتها إلى القائمة.
بعد إضافة جهات الاتصال، انقر على Save & Close. بعد ذلك، سيتم إنشاء المجموعة.
3.1- إنشاء مجموعة على Mac
إنشاء مجموعة على جهاز ماك يشبه إنشاء مجموعة على جهاز ويندوز. في Outlook، انقر على People. ثم انتقل إلى Home > New Contact List.
عندما تظهر نافذة مجموعة جهات الاتصال، قم بإعطاء المجموعة اسمًا لقائمة البريد الإلكتروني الخاصة بجهات الاتصال الخاصة بك.
اختر خيار Add وأضف جهات اتصال. أخيرًا، انقر على Save & Close لإنشاء المجموعة.
2- كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية في Outlook
سنعرض أدناه كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية في إصدارات Outlook على الويب وWindows.
1.2- إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية في إصدار الويب من Outlook
لإرسال بريد إلكتروني جماعي عبر Outlook، بعد تسجيل الدخول إلى حسابك، انقر على أيقونة People في الشريط الجانبي. اختر Go to groups.
في لوحة إرسال البريد الإلكتروني الجماعي في Outlook، حدد اسم مجموعتك من القائمة.
حدد Send email.
في حقل To، أدخل عنوان البريد الإلكتروني لمجموعتك واكتب موضوع الرسالة ونصها. لمنع عرض العناوين للآخرين ، استخدم حقل BCC (Blind Carbon Copy) . باستخدام BCC، تُرسل جميع رسائل البريد الإلكتروني بسرية تامة، ولا يرى المستلمون عناوين بعضهم البعض.
المزيد من المحتوى: كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني في Outlook
وأخيرًا، انقر فوق Send.
2.2- إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية في Outlook لنظام التشغيل Windows
لإنشاء بريد إلكتروني جماعي في إصدار Windows، انقر فوق أيقونة البريد الموجودة في أسفل الشاشة، ثم حدد New Email.
في قسم To، أدخل اسم المجموعة التي أنشأتها سابقًا. ثم اكتب نص الرسالة وانقر على Send لإرسالها إلى أعضاء المجموعة.
3. إعادة تشغيل رسالة وإعادة توجيهها في Outlook
انقر على اسم مجموعتك عبر الشريط الجانبي.
حدد البريد الإلكتروني المطلوب.
انقر على أيقونة Reply. ثم اكتب نص الرسالة وانقر على Send. لإعادة توجيه الرسالة، انقر على أيقونة الرد. بعد إدخال عناوين المستلمين، أرسلها.
4. حذف محادثة للجميع في مجموعة في Outlook
يمكن لمنشئ المجموعة فقط حذف محادثة في Outlook. إذا كنت مالك المجموعة، لحذف رسالة بريد إلكتروني مُرسلة ، انقر على اسم مجموعتك في قسم Groups في الشريط الجانبي. ثم، في قائمة الرسائل، حدد الرسالة التي تريد حذفها مع الاستمرار (أو انقر بزر الماوس الأيمن).
حدد Delete ثم Ok.
5- نصائح لمنع تحول رسائل البريد الإلكتروني إلى بريد عشوائي
لتجنب مشكلة عدم تلقي الرسائل عند إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني آخر ، تجنب إرسال عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني في وقت واحد ويفضل إرسال الرسائل إلى أقل من 50 مستلمًا في المرة الواحدة.
بالإضافة إلى ذلك، لا تفرط في استخدام الكلمات غير المرغوب فيها مثل Free،Prize Click here.
استخدم بريدًا إلكترونيًا صالحًا للشركة.
النصائح الأخيرة
- احرص على كتابة عنوان واضح واحترافي للبريد.
- لا ترسل عددًا كبيرًا جدًا من الرسائل دفعة واحدة لتجنب تصنيفها كرسائل مزعجة.
- استخدم ميزة المجموعات أو القوائم البريدية في أوتلوك لتسهيل الإرسال.
- اجعل محتوى الرسالة موجزًا ومباشرًا مع روابط أو مرفقات عند الحاجة فقط.
خاتمة
يُعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية عبر Outlook من أكثر الطرق العملية لإدارة الاتصالات المؤسسية والشخصية، ويُمكنك من توفير الوقت والجهد من خلال إيصال رسائلك المهمة إلى عدد كبير من المستلمين. مع ذلك، قد يؤدي إرسال عدد كبير جدًا من الرسائل أو عدم اتباع قواعد مكافحة البريد العشوائي إلى وضع رسالتك في مجلد البريد العشوائي. باتباع المبادئ الصحيحة، يمكنك استخدام هذه الأداة الفعّالة لإدارة اتصالاتك.
الأسئلة الشائعة
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني الجماعية التي يمكننا إرسالها في نفس الوقت؟
يختلف عدد رسائل البريد الإلكتروني المتزامنة التي يمكنك إرسالها باختلاف نوع حساب Outlook الخاص بك. تسمح الحسابات المجانية بـ ١٠٠ مستلم لكل رسالة، بينما تسمح حسابات الشركات بما يصل إلى ١٠٠٠٠ مستلم.
ما هي إمكانية حظر عنوان بريدنا الإلكتروني وإرسال رسائل غير مرغوب فيها إليه؟
يعتمد إرسال البريد الإلكتروني العشوائي على عوامل مثل وجود عدد كبير من المستلمين في وقت واحد، واستخدام كلمات ترويجية مفرطة في نص البريد الإلكتروني مثل "انقر هنا"، وعدم رضا الجمهور، والمحتوى المفيد، ويمكن أن يؤدي إلى إرسال البريد العشوائي وحظر عنوان بريدك الإلكتروني.
المزيد من المحتوى: دليل سريع لإنشاء النص الافتراضي في اوت لوك
كيف أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أشخاص متعددين في Outlook دون أن يتمكنوا من رؤية عناوين بعضهم البعض؟
عند كتابة بريد إلكتروني، استخدم "نسخة مخفية" (BCC) بدلاً من To أو CC. بهذه الطريقة، لن يرى أيٌّ من المستلمين قائمة المستلمين الآخرين.
كيف يمكنني إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة جهات اتصال بأكملها في Outlook؟
كما هو موضح في هذه المقالة، في قائمة المجموعات، حدد مجموعة جهات الاتصال المطلوبة وأدخلها في حقل "إلى". سيؤدي هذا إلى إرسال بريدك الإلكتروني إلى جميع أعضاء المجموعة.
كيف يمكنني إرسال بريد إلكتروني إلى عدة مستلمين بشكل فردي؟
يمكنك استخدام Mail Merge في Outlook. تتيح لك هذه الميزة كتابة رسالة نصية واحدة وإرسالها لكل مستلم على حدة. في هذه الطريقة، انتقل إلى Mailings > Start Mail Merge > Email Messages في برنامج Word. في قسم Select Recipients، حدد مستلمي Outlook. اكتب نص الرسالة. ثم انتقل إلى Finish & Merge > Send Email Messages.
كيفية إدارة قائمة التوزيع Distribution List في Outlook؟
في Outlook، انتقل إلى People > Contact Groups > Members. هنا يمكنك إضافة أعضاء جدد أو إزالتهم.
ما هو الفرق بين Distribution List و Shared Mailbox؟
Distribution List هي قائمة عناوين. عند إرسال بريد إلكتروني إليها، تُرسَل الرسالة إلى جميع الأعضاء، وتُرسَل الردود إلى صندوق البريد الشخصي لكل شخص. أما Shared Mailbox فهو صندوق بريد فعلي يُمكن لعدة أشخاص الوصول إليه وإدارة رسائل البريد الإلكتروني.
ما هو الفرق بين Shared Email و Group Email؟
في Shared Email، يمكن لعدة أشخاص الوصول إلى صندوق بريد واحد. أما في Group Email، فتُرسَل رسالة واحدة إلى عدة مستلمين في الوقت نفسه.
تعليقاتكم وإقتراحاتكم؟
في هذه المقالة، قدّمنا شرحًا تعليميًا حول كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية عبر Outlook دون التعرض للرسائل المزعجة. بهذه الطريقة، يمكنك توفير وقتك في إرسال الرسائل وتحسين علاقاتك المهنية. هل استخدمت Outlook من قبل؟ إذا كانت لديك أي نصائح أخرى في هذا الصدد، شاركها معنا ومع الآخرين في قسم التعليقات على هذه التدوينة.
