إن الإدارة المالية والمحاسبة 💰 جزء لا يتجزأ من أي عمل تجاري.
توفر برامج المحاسبة مجموعة واسعة من الميزات، إلا أن العديد من الشركات الصغيرة تفضل استخدام أداة بسيطة ومنخفضة التكلفة. الخيار الأمثل لهذه الأغراض هو مايكروسوفت إكسل. باستخدام إمكانيات هذا البرنامج، مثل كتابة الصيغ والدوال الشرطية، يمكن تصميم برنامج محاسبة بسيط.ولهذا السبب، في هذه المقالة من موقع Nooh Freestyle، سنقوم بتقديم تدريب حول كيفية إنشاء برنامج محاسبة بسيط باستخدام Excel للشركات الصغيرة.
شرح طريقة إنشاء برنامج محاسبة في الإكسل للشركات الصغيرة
How to Create an Excel Accounting App for Small Businesses
باختصار، لإنشاء برنامج محاسبة بسيط باستخدام إكسل ، عليك تسجيل جدول نفقاتك وإيراداتك وفئات أعمالك، وجعله أكثر احترافية باستخدام الدوال والصيغ، وحساب الأرباح والخسائر، وإعداد التقارير، وغيرها. يمكنك استخدام برنامج إكسل الذي أنشأته للمحاسبة الشخصية والمكتبية على أجهزة أندرويد والكمبيوتر. سنقدم المزيد من التفاصيل أدناه.
1- التدريب المحاسبي باستخدام برنامج Excel
قبل البدء ببناء برنامج محاسبة في إكسل، يُنصح بتحديد فئات بنود المصروفات والإيرادات أولًا. هذا اختياري، ولكنه يُضفي على تقاريرك المحاسبية في إكسل مزيدًا من التنظيم والاتساق والسهولة.
في ورقة عمل أو Sheet، قم بإنشاء قائمة بمجموعات أو فئات النفقات والدخل مثل الإيجار ورواتب الموظفين وما إلى ذلك. الصورة أدناه هي مثال لإدخال القيم في ورقة عمل المعلومات الأساسية لبرنامج محاسبة المتاجر .
تمثل صفوف الجدول مراكز التكلفة أو الإيرادات. يبدأ كل بند متعلق بالتكاليف بكلمة "تكلفة"، ويبدأ كل بند متعلق بالإيرادات بكلمة "إيرادات".
2- التدريب على محاسبة المحلات باستخدام الاكسل
الخطوة التالية في بناء برنامج محاسبة إكسل الخاص بشركتك الصغيرة هي إضافة ورقة عمل جديدة. ستحتاج إلى تسجيل جميع إيصالاتك ومدفوعاتك اليومية في جدول. سيكون هذا الجدول أساس نظامك المحاسبي. خذ الجدول التالي كمثال. سنشرح أدناه دور كل عمود.
عمود التاريخ: يُدخل هذا العمود تاريخ كل معاملة (استلام أو دفع). لعرض التاريخ الشمسي، يمكنك استخدام إعدادات التاريخ الفارسي في إكسل. يُعدّ التاريخ الشمسي مفيدًا جدًا لإعداد التقارير الأصلية. انتقل إلى Home > Number. في قسم Category، حدد خيار Date واضبط Location على Arabic.
عمود الوصف: يحتوي هذا القسم على وصف موجز للمعاملة. يمكن أن يكون المحتوى نصيًا أو رقميًا أو مزيجًا منهما.
عمود الفئات: يُستخدم هذا العمود لتصنيف النفقات والإيرادات. يُنصح بإنشاء قائمة قياسية للفئات (مثل الرواتب، والمواصلات، إلخ) في ورقة عمل منفصلة تُسمى "المعلومات الأساسية" (كما هو موضح في القسم السابق)، واستخدام أداة Data Validation لإتاحة هذه الخيارات فقط لهذا العمود. سيمنع هذا إدخال البيانات بشكل غير متسق. سنوضح لك كيفية القيام بذلك أدناه.
المزيد من المحتوى: كيفية إعداد صفحة الطباعة في اكسل (الدليل بلغة واضحة)
عمود المصروفات: يُدخل مبلغ كل مصروف في هذا العمود. يُرجى التأكد من استخدام عملة واحدة في الجدول (ريال أو تومان) لضمان دقة المجاميع والأرصدة.
عمود الدخل: يتم كتابة المبالغ المتعلقة بالإيرادات أو الدخل في هذا العمود.
1.2- التحقق من صحة البيانات
لمنع إدخال البيانات بشكل غير صحيح، يمكنك تعيين قيم عمود "الفئة" لتحديد البيانات الأساسية فقط من قائمة ورقة العمل الأساسية (التي قمت بإعدادها مبدئيًا).
للقيام بذلك، قم أولاً بتحديد عمود "الفئة".
انتقل إلى قائمة Data > Data Validation.
أدخل نطاق القائمة (على سبيل المثال، B2:B11). في قسم Source، أدخل العبارة التالية. بدلاً من InitialData، أدخل الاسم الدقيق لورقة العمل أو الورقة التي تحتوي على البيانات الأولية. يُرجى ملاحظة أنه إذا احتوى اسم ورقة العمل على مسافات أو أحرف فارسية، فيجب كتابته بين علامتي اقتباس مفردتين (' ').
=InitialData!$B$2:$B$11
من خلال تمكين خياري القائمة المنسدلة Ignore blank و In-cell dropdown، يتم تجاهل الصفوف الفارغة وتظهر قائمة منسدلة لاختيار الفئات في كل خلية.
2.2- تلخيص المصروفات والإيرادات
لنفترض وجود قسم لجمع إجمالي عمودين للنفقات والإيرادات. استخدم دالة SUM لحساب الإجمالي. في هذا المثال، العمود H للنفقات والعمود I للإيرادات. يمثل العمودان H20 و I20 نهاية القائمة. إذا كان جدولك أكبر، فغيّر النطاق ليطابق الصف الأخير.
نضع مجموع النفقات والإيرادات في العمودين A و B.
A4: =SUM(H4:H20)
B4: =SUM(I4:I20)
لحساب الرصيد (الربح أو الخسارة)، ببساطة قم بطرح إجمالي النفقات من الدخل.
C4: =B4 – A4
لإبقاء عناوين الأعمدة وصف المجموع مرئيًا دائمًا عند التمرير عبر الجدول، انقر على صف العنوان (في هذا المثال، الصف 4، الذي نريد تجميد الصفوف السابقة له). ثم انتقل إلى View > Freeze Panes. بهذه الطريقة، ستبقى الصفوف من 1 إلى 3 مجمدة دائمًا.
3- تصفية البيانات في جدول الإيرادات والمصروفات
أحيانًا تحتاج إلى عرض جزء فقط من المعلومات. على سبيل المثال، النفقات الإدارية، أو تكاليف الخدمات، أو إيرادات بيع منتج معين. في هذه الحالات، استخدم ميزة التصفية في Excel لتحديد عرض البيانات بناءً على شرط محدد.
لتفعيل الفلتر في Excel، حدد صف العناوين (في هذا المثال، الصف 3). حدد فقط الصفوف التي تحتوي على عناوين. لا يمكن أن يكون الصف فارغًا.
من قائمة Data في شريط الأدوات أعلى الصفحة، قم بتفعيل خيار Filter.
سيظهر الآن سهم صغير بجوار عنوان كل عمود.
بالنقر على هذا السهم في عمود "الفئة"، يمكنك عرض العناصر المتعلقة بمجموعة محددة فقط (مثل المبيعات النقدية أو أجور الموظفين). نتيجةً لذلك، تبقى الصفوف المتعلقة بتلك المجموعة فقط في الجدول، وتُخفى البيانات الأخرى مؤقتًا.
إذا كنت ترغب في حساب إجمالي النفقات أو الإيرادات المتعلقة بنفس المجموعة تلقائيًا بعد التصفية، فيُرجى استخدام دالة SUBTOTAL (وليس دالة SUM). للقيام بذلك، استخدم الصيغ التالية. يشير الرقم 9 في هذه الدالة إلى عملية الجمع. يمكن لدالة SUBTOTAL إجراء عدة أنواع من الحسابات (مثل المتوسط، والعدد، والحد الأقصى، إلخ). على سبيل المثال، إذا كتبت 1 بدلًا من 9، فسيتم حساب متوسط الصفوف المعروضة.
المزيد من المحتوى: 11 برنامج اكسل البديل (مجاني ومدفوع)
D2: =SUBTOTAL(9,H4:H20)
E2: =SUBTOTAL(9,I4:I20)
على سبيل المثال، قمنا بتفعيل مرشح الفئة "شراء البضائع من تجار الجملة". والنتيجة الإجمالية هي كما يلي.
4- إعداد تقرير من الجدول
بعد إنشاء جدول الإيرادات والمصروفات وتفعيل خاصية التصفية والحساب باستخدام دالة SUBTOTAL، حان الوقت لإنشاء تقارير أكثر احترافية وديناميكية. تُعدّ الفلاتر ودالة SUBTOTAL مناسبتين لإعداد التقارير البسيطة، إلا أن هذه الطرق محدودة. فكل نوع جديد من التقارير يتطلب تغيير إعدادات التصفية، كما تُدار المعلومات في الجدول الرئيسي على الصفحة نفسها.
الحل الأمثل هو استخدام أداة PivotTable القوية، التي تتيح إعداد التقارير بشكل مستقل عن جدول البيانات الرئيسي، وتتيح لك إنشاء عدة تقارير مختلفة في آنٍ واحد. على سبيل المثال، نريد إنشاء تقرير يعرض إجمالي التكاليف مُفصّلاً حسب مركز التكلفة.
أولاً، تأكد من عدم وجود أي مرشحات نشطة في الجدول. لتعطيلها، انقر ببساطة على زر Filter مرة أخرى في علامة تبويب Data.
حدد نطاق البيانات لجدول الدخل والمصروفات (على سبيل المثال، الخلايا من E4 إلى H11).
انتقل إلى Insert > PivotTable.
في النافذة التي تفتح، قم بقبول الإعدادات الافتراضية ثم انقر فوق OK.
تم الآن إنشاء PivotTable جديد يعرض البيانات بشكل ديناميكي من جدول الدخل والمصروفات.
1.4- إعداد حقول الجدول المحوري
يظهر قسم PivotTable Fields على يمين الصفحة. عليك تحديد دور كل عمود بيانات في التقرير.
قسم الصفوف Rows : رتّب الأعمدة التي تريد التجميع حسبها (مثل عمود "الفئة" أو "التاريخ"). يجب تحديد الصفوف التي تحتوي على قيم مكررة للسماح بالتجميع.
قسم القيم Values : أضف الأعمدة التي تحتاج إلى جمعها أو حسابها (على سبيل المثال، عمودي "المصروفات" و"الدخل").
حدد الخيارات واستخدم Drag & Drop لنقلها. على سبيل المثال، اسحب خيار "التاريخ" إلى قسم Rows. باستخدام هذه الإعدادات، سيحسب PivotTable ويعرض تلقائيًا إجمالي النفقات أو الإيرادات لكل فئة.
كما ترى، يعرض الجدول المحوري إجمالي النفقات حسب نوعها (مثل شراء سلع أو استئجار متجر). بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة معرفة القسم الذي يحتوي على أكبر عدد من النفقات.
في PivotTable، عند النقر المزدوج على أي خلية، يُنشئ إكسل ورقة عمل جديدة تحتوي على جميع الصفوف المُفصّلة لتلك القيمة. تُسمى هذه الميزة Drill In. يشبه الأمر الانتقال من تقرير عام إلى تفاصيل المستند ذي الصلة في أنظمة المحاسبة.
5- تحديث تقرير الجدول المحوري
بعد إنشاء جدول محوري، يمكنك لاحقًا إضافة بيانات جديدة إلى جدول الإيرادات والمصروفات الأصلي أو تغيير القيم الحالية. لا يتم تحديث PivotTable تلقائيًا. لذلك، حتى في حال تغير المعلومات الأساسية، سيظل تقرير الجدول المحوري يعرض البيانات القديمة. لحل هذه المشكلة، يمكنك إعادة تعريف نطاق البيانات. حدد إحدى خلايا PivotTable.
في علامة التبويب PivotTable Analyze، حدد Change Data Source. في النافذة التي تفتح، حدد نطاق البيانات الجديد (على سبيل المثال، من E4 إلى H11 إلى E4 إلى H50) وانقر على OK.
إذا كان النطاق ثابتًا، ولكن البيانات الموجودة في الجدول الأصلي تغيرت، بعد النقر فوق إحدى خلايا جدول المحور، حدد Refresh All من علامة التبويب Data أو من علامة التبويب PivotTable Analyze.
المزيد من المحتوى: تعلم على الضبط التلقائي لحجم الخلية والصف والعمود في برنامج اكسل
في نهاية المقال يمكنك تحميل الملف المضغوط لنموذج المحاسبة ببرنامج Excel والذي تم إنشائه في هذه المقالة.
6- الصيغ والوظائف الأساسية في المحاسبة باستخدام Excel
سنقدم أدناه الوظائف الأساسية للمحاسبة في Excel.
المجموع الشرطي SUMIF: تقوم هذه الوظيفة بإضافة فقط عندما يتم استيفاء شرط معين.
=SUMIF(D1:D10,”Sales”,E1:E10)
في المثال أعلاه، يتم جمع القيم الموجودة في العمود E فقط عندما تتم كتابة كلمة Sales في العمود D.
حساب المسافة بين تاريخين DATEDIF: تعرض هذه الدالة الفرق بين تاريخين بالأيام أو الأشهر أو السنوات. يمكنك استخدامها لحساب عمر الفاتورة، أو مدة القرض، أو المدة بين معاملتين.
=DATEDIF(A1,B1,”y”) → عدد السنوات
=DATEDIF(A1,B1,”m”) → عدد الأشهر
=DATEDIF(A1,B1,”d”) → عدد الأيام
حساب قسط قرض PMT: تقوم هذه الوظيفة بحساب مبلغ القسط الدوري للقرض بناءً على معدل الفائدة ومدته.
=PMT(0.05/12,24,1000000)
في المثال أعلاه، يتم حساب مبلغ القسط الشهري لقرض بقيمة 1000000 تومان بمعدل فائدة سنوي 5٪ ومدة 24 شهرًا.
حساب القيمة المستقبلية لرأس المال FV: تقوم هذه الوظيفة بإرجاع القيمة المستقبلية للاستثمار استنادًا إلى المدفوعات المنتظمة ومعدل الفائدة المحدد.
=FV(0.05/12,24,-100)
في المثال أعلاه، يتم حساب القيمة النهائية لاستثمار شهري بقيمة 100 تومان لمدة عامين بمعدل فائدة سنوي قدره 5%.
دالة العد الشرطي COUNTIF : تحسب هذه الدالة عدد الخلايا التي تستوفي شرطًا معينًا. يمكنك استخدامها لحساب عدد المعاملات الإيجابية، أو المدفوعات، أو الفواتير المفتوحة.
=COUNTIF(A1:A10,”>0″)
يقوم المثال أعلاه بحساب عدد الخلايا في النطاق A1:A10 التي تحتوي على قيمة أكبر من الصفر.
7- نصائح لتنسيق البيانات المالية في Excel
لعرض المعلومات المالية بشكل واضح واحترافي، يجب عليك تنسيق الأرقام بشكل صحيح.
حدد العمود أو الخلية المطلوبة ثم حدد Accounting من Home > Number Format.
باستخدام Conditional Formatting، ستتخذ الخلايا لونًا أو نمطًا محددًا تلقائيًا بناءً على شروط معينة. على سبيل المثال، ستظهر الأرقام السالبة باللون الأحمر. لتفعيل هذه الميزة، انتقل إلى Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules / New Rule.
للحماية والأمان، اقفل الملف بكلمة مرور. للقيام بذلك، انتقل إلى Review > Protect Sheet.
8- تحميل برنامج المحاسبة مجانا بصيغة Excel
يمكنك تحميل ملف Excel المحاسبي لشركة انزال ويب المجاني الذي علمناه أعلاه من خلال الزر الموجود في الأسفل.
يمكنك أيضًا الوصول إلى قوالب الأرباح والخسائر الجاهزة عبر Microsoft Templates. في Excel، انتقل إلى File > New، ثم ابحث عن Accounting.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك البحث عن تنزيلات ملفات Excel المحاسبية المجانية على المواقع الإيرانية وتنزيل ملفات المحاسبة النموذجية واستخدامها.
نصائح أخيرة
- استخدم الجداول الذكية (Tables) في Excel لتسهيل عمليات الفرز والتصفية.
- أضف المعادلات الأساسية مثل SUM وIF وVLOOKUP لتسريع الحسابات.
- احفظ نسخة احتياطية من ملف المحاسبة بشكل دوري لتجنب فقدان البيانات.
- استخدم تنسيقات الشرطية لتوضيح الأرباح والخسائر بالألوان.
- يمكنك حماية الورقة بكلمة مرور لمنع أي تعديل غير مقصود على البيانات المالية.
خاتمة
يُعدّ إنشاء برنامج محاسبة باستخدام Excel طريقة ذكية واقتصادية لإدارة أموالك، إذ يُمكنك تخصيص الصيغ لتناسب احتياجاتك. ولكن مع نمو أعمالك وتزايد تعقيد احتياجاتك المالية، قد لا يكفي Excel. في هذه الحالة، يُنصح باستخدام برامج محاسبة احترافية.
الأسئلة المتداولة
هل يمكن استخدام هذا الملف على الهاتف؟
نعم، يمكنك فتحه وتعديله باستخدام تطبيق Excel للهاتف بسهولة.
هل أحتاج خبرة محاسبية لاستخدامه؟
لا، الشرح مبسط ويمكن لأي شخص استخدامه لإدارة الدخل والمصروفات.
هل يمكن تطويره ليصبح برنامج محاسبة متكامل؟
بالتأكيد، يمكنك إضافة مزيد من الجداول والصيغ حسب احتياجات عملك.
هل يدعم Excel العربي؟
نعم، يمكنك كتابة كل العناوين والمعادلات بالعربية أو الإنجليزية حسب رغبتك.
تعليقاتكم وإقتراحاتكم؟
في هذه المقالة، قدّمنا شرحًا تعليميًا حول كيفية إنشاء برنامج محاسبة بسيط باستخدام إكسل للشركات الصغيرة. بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة إدارة الإيرادات والنفقات والأرباح والخسائر والديون وأرصدة الحسابات. هل كان هذا المقال مفيدًا لك؟ شاركنا رأيك في قسم التعليقات على هذه التدوينة.
